코로나 상황으로 비대면 업무와 소통이 잦아진 요즘, 이번 편에서는 재택근무 시 집중력과 업무 효율을 높이는 법부터 비대면 회의 시 알아둘 사항까지, 뉴노멀 시대 업무 효율성을 위한 핵심 꿀팁들을 모아봤습니다.
재택근무 시에는 ‘자기통제(Self-control)’ 능력이 더더욱 필요합니다. 집에 있으면 긴장이 풀어져서 일에 집중하기가 쉽지 않죠? 회사에서와 달리 나름의 통제가 필요합니다. 어떻게 하면 될까요?
🎯 일하는 공간을 명확히 설정해 놓기!
집에서 물리적인 공간을 만드는 것은 ‘근무 중’이라는 마인드 셋을 유지하는 것뿐만 아니라, 일과 생활의 경계를 만드는 데에 큰 도움이 됩니다. 행동이 장소의 영향을 받는다는 것은 수많은 뇌과학 연구들을 통해 증명됐습니다. 침대, 소파, 냉장고, 세탁기 등 방해 요소가 없는 독립된 방을 업무공간으로 설정해봅시다! (한 프로재택러는 복장까지 정해서 홈웨어를 벗고 일하는 복장으로 갈아입기도 한다고.. )
⌚ 나만의 루틴을 만들고 시간을 지배하라!
회사에서는 점심시간에 동료들과 함께 점심을 먹고, 미팅 겸 티타임을 갖는 등 주변 분위기로 인해 자연스럽게 본인을 환기시킬 수 있습니다. 그러나 집에서 일하다 보면, 시간의 경계 또한 지키기가 어려운데요! 이럴 때 나만의 루틴을 만든다면 적절한 타이밍에 신체에 신호를 보내서 집중을 일 혹은 휴식으로 전환하는 효과가 있습니다.
필자는 작업 하나 끝나면 5분간 음악 듣기, 일과의 시작과 끝에 산책하기라는 루틴을 만들었습니다. 루틴을 철저히 지키기 위해 시간 관리 앱 2가지를 유용하게 이용 중인데, 참고해보세요!
뽀모도로 타이머
작업명과 소요시간을 설정하면 종료 시 알람이 울리는 타이머 앱입니다. 작업명, 소요시간을 입력해 할 일 목록을 생성한 뒤, ▷ 버튼을 눌러 타이머를 작동시키면 됩니다. 집중시간, 완료작업 개수 등 통계 보고서도 제공해줍니다.
토글
사용한 프로그램/웹사이트를 추적해 할당시간과 빈도를 알 수 있는 트래킹 프로그램입니다. 필자는 다른 버전보다 데스트톱 앱 버전이 유용했습니다. 토글 크롬 확장 프로그램을 사용하여, 구글 캘린더나 트렐로 등 100여 개 이상을 동기화할 수 있는 것도 장점입니다.
🎧 백색 소음을 통해 집중력 향상하기!
집중력을 높이기 위해서 백색 소음을 들으면서 일해보면 어떨까요? 시카고대 연구에 따르면 완벽히 조용한 환경보다 50~70db 정도의 소음이 발생할 때 집중력과 창의력이 향상된다고 합니다. 비, 바람, 파도, 카페 소리 등 다양한 백색 소음을 들을 수 있는 사이트에서 무료로 들어보세요!
👨👨👧 비대면 소통을 위한 꿀팁
사무실에서도 커뮤니케이션이 어려운데, 같은 공간에 있지 않고 하는 커뮤니케이션은 오죽할까요? 정확한 비대면 소통을 위한 꿀팁을 알려드립니다.
팀원들과 업무 일지 공유하기
비대면 상황에서 팀 내 업무 진행 상황을 파악하는 것은 생각보다 어렵습니다. 업무일지를 작성하고, 팀원들과 공유해봅시다. 업무일지를 기록하면 업무 우선순위를 파악하고 시간을 효율적으로 배분할 수 있다는 장점도 있습니다. 동료의 업무 과중과 진행 상황을 파악해 빠른 조치를 할 수 있는 것도 장점입니다.
조언을 구하는 것은 언제나 적극적으로
사무실에서나 비대면 업무 상황에서나 업무 진행과 방향에 대해 조언을 구하는 것은 동료에게 배울 좋은 기회이자, 가장 효율적으로 업무 역량을 높일 기회가 아닐까요? 여기에 친밀감까지 쌓을 수 있다면, 적극적으로 실천해볼만하겠죠?
📞 비대면 회의를 효율적으로 하려면?
비대면 회의 시, 회의 목적을 달성하고 성공적인 결론을 도출하기 위해 다음 사항들을 꼭 챙겨주세요!
아젠다를 미리 정리해서 1시간 전 꼭 공유!
비대면 회의 시에는 더더욱 필요한 사항입니다. 아젠다가 정리되어 있지 않으면 어수선한 회의로 끝나기 쉽고, 참여자들에게 정보가 명확히 전달되지 않습니다. 정리할 때, 항목별로 발언자의 이름을 명시해두면 발언자가 이를 보고 발표 내용을 미리 준비해둘 수 있습니다.
회의 시간은 30분 내로!
비대면 회의는 오프라인 회의에 비해 집중 시간이 짧다고 합니다.
회의록 정리 및 공유 (끝날때까지 끝난게 아니다!)
비대면 회의는 오프라인 회의보다 휘발성이 강하다는 단점이 있습니다. 회의록을 정리하고 당일에 공유하여 이를 방지한다면 진정한 프로재택러에요.
비대면 회의 에티켓도 지켜주세요!
당연하지만 익숙하지 않은 비대면 회의를 진행하는 데 있어 놓치면 안될 에티켓입니다.
l 회의 5분 전 접속해서 🎤마이크, 🔊스피커, 🎥카메라, 💻컴퓨터 세팅해놓기
l 발표할 자료 작업표시줄에 미리 놓아두어 바로 띄울 수 있게 해놓기
l 발언 순서 규칙 미리 정하기 (여러 명 동시 발언 방지 효과)
😉 시각화 공동 작업 도구 사용으로 소통의 퀄리티를 높여보자!
다인 동시 판서가 가능한 화이트보드 '구글 잼보드'
우측 맨위에 '공유'버튼을 눌러 초대하면 됩니다. 그림 등 개체의 드래그 앤 드롭이 가능하며 포스트잇 기능과 레이저 기능이 유용합니다. 파워포인트나 엑셀에서 일정 부분 복사해서 붙여넣으면 이미지로 붙여진다는 점도 좋습니다. 아이패드 사용자는 직접 판서할 수 있겠네요.
잼보드는 구글Meet와 연동된다는 점도 주요 특징입니다. (Meet 실행 > 우측 맨하단 점 3개 클릭 > ‘화이트보드 jam열기’ 클릭!)
다인 동시 작업 화이트보드 + 마인드맵, 워크맵 삽입 기능이 있는 '미로'
트렐로, 슬랙, 팀즈 등 100가지 이상의 앱과 연동이 됩니다. 채팅, 게시글 기능 (to-do리스트, 회의 아젠다, 프로젝트 요약, 공지)도 있어요. 앞에서 언급한 ‘회의 아젠다’를 미로로 작성하고 회의하면서 띄워도 좋겠습니다.
📢 동료와 스몰토크 해보아요! 어떤 주제든 OK
코로나 블루를 동료들과 소통하면서 으쌰으쌰 이겨냅시다! 동료들과 그날의 날씨 또는 최신 이슈들을 얘기하면서 외로움, 우울감을 극복해보는 건 어떨까요?
딱히 떠오르는 게 없으시다면, 아래의 요즘 유행하는 성격분석 테스트 혹은, 엑세머라면 매달 '쉼표'를 통해 공유되는 소소한 토크 정보를 동료에게 공유하고 가볍게 대화해봐도 좋겠습니다.
내일부터 꿀팁들을 이용해보면서 한단계 업그레이드 되어볼까요? 😎
코로나19가 올해는 꼭 끝났으면 좋겠습니다. 모두들 힘내자구요!
기획 및 글 | 사업기획팀 안은혜, 김소정
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